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20 | 01 | 2019
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Um ein gestiegenes Auftragsvolumen und erhöhte Exportzahlen zu bewältigen, implementierte die Leser GmbH, einer der führenden Hersteller von Schmuck-Etuis und Deko-Systemen, eine neue Versand- und Exportsoftware. Mit dem System des Zollexperten BEO bearbeitet das Unternehmen deutlich mehr Lieferaufträge als bisher – bei gleichbleibender Mitarbeiterzahl im Versand. Die Bearbeitung einzelner Aufträge geschieht nun effizienter und zuverlässiger und auch die Anzahl der Eingabefehler wurde erheblich reduziert.

Der Verpackungshersteller mit Sitz im süddeutschen Lahr beliefert Juweliere, Filialisten, Schmuckhersteller, Versandhäuser und Uhrenhersteller – weltweit. „Bis zur Implementierung von ExpoWin verfügten wir über keine spezielle Exportsoftware“, erklärt Jürgen Leiser, der als externer Berater für die Gesamtleitung der IT bei Leser zuständig ist. „Sämtliche Frachtpapiere wurden früher von Hand beziehungsweise mit der Schreibmaschine ausgefüllt. Das war nicht nur zeitraubend, sondern auch sehr arbeitsaufwändig und die Anzahl der Eingabefehler war entsprechend hoch.“ Rund hundert Aufträge mit bis zu 180.000 Verpackungen werden tagtäglich versendet. Zu dem breitgefächerten Produktportfolio der Firma Leser gehören nicht nur exklusive Schmuck-Etuis aus Leder und Holz, sondern auch individuell gestaltete Lösungen aus Kunststoff, Karton oder Metall. Ohne die BEO-Lösung war nur eine Übergabe der Empfängeradressen vom ERP-System zum Etikettendruck im Versand möglich. Die Leser-Mitarbeiter mussten sämtliche Angaben zum jeweiligen Auftrag von Hand einpflegen. Jetzt wird ein Großteil der Daten vom ERP-System übernommen. Auch die Porto- und Verpackungskosten zur Erstellung der Rechnung wurden ursprünglich nach dem Versand manuell in das ERP-System eingegeben. So konnte die Rechnung erst später verschickt werden und es fielen Extra-Portokosten an. Mit der neuen Software von BEO ist dies nicht mehr der Fall. „Das Transportsystem sollte dabei helfen, die komplette Versandabwicklung zu straffen und unnötige Kostenfaktoren auszuschalten“, so Jürgen Leiser. Bemerkenswert dabei ist vor allem, dass sich das neue System bereits nach 14 Monaten amortisierte.

Aufgabenstellung und Anbieterauswahl
Der Software-Einsatz wurde von Jürgen Leiser und seiner Kollegin Roswitha Rylands genauestens geplant: Die Software-Lösung sollte einen problemlosen Datenaustausch mit der vorhandenen IT-Architektur gewährleisten. Dazu gehört zum Beispiel die Möglichkeit zur Erstellung von Versandlabel mit und ohne Barcode im Bereich Packstückabwicklung. Die notwendigen Adressdaten sollten dabei direkt aus dem ERP-System übernommen werden. Darüber hinaus sollte automatisch eine Rückmeldung der tatsächlich entstandenen Porto- und Verpackungskosten an das ERP-System zur Weiterverarbeitung in der Faktur erfolgen. „Auf diese Weise sparen wir die Kosten für die nachträgliche Versendung der Rechnungen, da diese während des Verpackungsvorgangs erstellt werden. So können wir sie zusammen mit der Ware verschicken“, erklärt Roswitha Rylands, IT-ERP-Beauftragte bei Leser. Neben der BEO GmbH standen noch drei weitere Software-Anbieter zur Auswahl. „Wir haben uns für BEO entschieden, weil deren Produkt ExpoWin sämtliche Anforderungen standardmäßig erfüllen konnte. Im Mittelstand ist der Funktionsumfang, den ExpoWin bietet, schon fast ein Alleinstellungsmerkmal – besonders im Hinblick auf das Preis-Leistungs-Verhältnis. Außerdem konnten wir uns im Rahmen einer Testinstallation von der Funktionalität der BEO-Lösung überzeugen“, erklärt Jürgen Leiser. Ein weiterer Vorteil der Software war die bereits vorhandene Schnittstelle zum ERP-System abas. Mit dem Systemhaus SteinhilberSchwehr, das als langjähriger abas-Partner die Software-Implementierung verantwortete, hatte BEO bereits im Vorfeld verschiedene andere Projekte realisiert. So bestand bereits ein hoher Grad an Kompatibilität mit dem Vorsystem. „Die beiden Software-Lösungen sind optimal aufeinander abgestimmt. Der Anwender merkt bei der Arbeit mit ExpoWin und abas überhaupt nicht, dass er sich in zwei unterschiedlichen Programmen bewegt“, beschreibt Roswitha Rylands den durchgängigen Datenfluss und die optimale Abstimmung der beiden IT-Systeme.

Rechtssicherheit gewährleistet
Erweiterte Anforderungen hinsichtlich der Rechtssicherheit ergaben sich darüber hinaus auf Grund der weltweiten Liefertätigkeit der Leser GmbH. Für den Export in Länder wie die USA, Neuseeland, Russland, Australien und Südafrika sind unterschiedliche Formulare notwendig. Die richtigen für das jeweilige Lieferland werden automatisch von ExpoWin ausgewählt. Systemvorgaben sorgen dafür, dass entsprechende Pflichtfelder ausgefüllt werden. Dazu gehören beispielsweise die Warennummer oder die Angabe des Ursprungslandes, des Gewichtes oder des Preises. Fehlt eine notwendige Angabe, wird das Formular vom System nicht freigegeben. „Durch diese Systemvorgaben haben die Mitarbeiter keine Möglichkeit, die erforderlichen Papiere an den rechtlichen Vorgaben vorbei und damit fehlerhaft auszustellen. Gesetzliche Änderungen pflegen wir regelmäßig in die Software-Lösung ein. So sind für den Nutzer die permanente Rechtssicherheit des Systems und die damit verbundene optimale Auftragsabwicklung gewährleistet“, erklärt Clemens Sexauer, Geschäftsführer der BEO GmbH. Darüber hinaus wird durch den Einsatz von Barcodes und Scannern sichergestellt, dass Zuordnungsfehler im Handling vermieden werden.

Die Funktionen von ExpoWin
ExpoWin verfügt über eine einheitliche Benutzeroberfläche für die Packstückabwicklung. Eigene Formulare lassen sich einfach in das System integrieren und auch kundenspezifische Anpassungen können jederzeit mit geringem Aufwand umgesetzt werden. Das Statistikmodul hält fest, welche Warenmengen transportiert wurden, wohin und von welchen Frachtführern. So lässt sich nicht nur jeder Auftrag genau zurückverfolgen, diese detaillierten Informationen nutzt die Leser GmbH auch mehrmals im Jahr, um in Verhandlungen mit den Spediteuren deutliche Kostenvorteile zu erzielen. Im Bereich Packstückabwicklung lassen sich mit ExpoWin Versandlabels mit und ohne Barcode für die verschiedenen Frachtführer erstellen und es erfolgt eine Rückmeldung der Verpackungskosten an das auftragsführende System. Auf diese Weise können Datenredundanzen vermieden werden. Die Exportabwicklung erstellt automatisch die zollrelevanten Dokumente und Frachtpapiere für die Sendungen, die Intrastatmeldung erfolgt online.

Die Ergebnisse im Überblick:
• Mit ExpoWin optimierte der Verpackungshersteller Leser die         Transportabwicklung – die Aufträge lassen sich nun effizienter und zuverlässiger bearbeiten, weil überflüssige Arbeitsschritte mit Hilfe der Software eingespart werden. So wurden u. a. die Kosten für den Versand erheblich gesenkt.
• Bei der Implementierung wurde auf die bereits vorhandene Schnittstelle zu abas zurückgegriffen.
• Leser genießt absolute Rechtssicherheit, da gesetzliche Änderungen bei Inkrafttreten direkt in die Software-Lösung übernommen werden. So ist das Unternehmen immer auf dem aktuellen Stand.
• Durch die perfekte Anbindung von ExpoWin an das ERP-System abas werden Datenredundanzen ausgeschlossen.
• Das neue System amortisierte sich bei dem Verpackungsexperten Leser bereits nach 14 Monaten.

Unternehmenskontakt
Clemens Sexauer • BEO GmbH
Hennengärtli 11 • D-79346 Endingen
Telefon: 07642-900 30 • Fax: 07642-900 399
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! • Internet: www.expowin.de